Condado de
Bell
County Indigent Health Care Program
ESTE AVISO DESCRIBE CÓMO SE PUEDE
USAR Y DIVULGAR SU INFORMACIÓN MÉDICA PROTEGIDA Y CÓMO USTED PUEDE OBTENER
ACCESO A ESTA INFORMACIÓN. POR FAVOR REVISE CON ATENCIÓN.
Si
tiene cualquier pregunta sobre este Aviso, por favor comuníquese con Rita
Kelley llamando al 254-519-1257.
Este Aviso de prácticas de
privacidad entra en vigencia el 14 de abril de 2003.
La ley nos exige que mantengamos la privacidad de la información médica
protegida y que les suministremos a las personas que participan en el programa
de salud al indigente del Condado un aviso sobre nuestras responsabilidades
legales y prácticas de privacidad relacionadas con la información médica
protegida. Este Aviso de prácticas de privacidad describe cómo podríamos usar y
divulgar su información médica protegida para llevar a cabo tratamientos, pagos
u operaciones de cuidado de salud, y para otros propósitos que están permitidos
o que nos exige la ley. También describe sus derechos a tener acceso y control
de su información médica protegida. La “información médica protegida” (PHI, por
sus siglas en ingles) es la información sobre usted, incluyendo su información
demográfica, que podría identificarle y que está relacionada con su salud o
condición física o mental pasada, presente o futura y con los servicios de
cuidado de salud relacionados.
Estamos obligados a
acatar los términos de este Aviso de prácticas de privacidad. Podríamos cambiar
en cualquier momento los términos de nuestro aviso. El nuevo aviso entrará en
vigencia para toda la información médica protegida que mantengamos en ese
momento. Si hacemos un cambio material en nuestro Aviso, le enviaremos un aviso
revisado por correo a la dirección que tengamos para usted en nuestros
registros.
A continuación le presentamos
una descripción de cómo probablemente usaremos o divulgaremos su información
médica protegida.
·
Tratamiento, pago u operaciones de cuidado de salud
Tenemos el
derecho a usar y divulgar su información médica protegida para todas las
actividades que se incluyen en las definiciones de “tratamiento”, “pago” y
“operaciones de cuidado de salud” establecidas en las reglas de privacidad de
la HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) (45 CFR partes 160 y 164).
·
Tratamiento
Podríamos
usar y divulgar su información médica protegida con el objetivo de administrar
tratamiento, como por ejemplo la coordinación o manejo del cuidado de salud y
los servicios relacionados que lleva a cabo uno o más de sus proveedores de
cuidado de salud.
·
Pago
Usaremos o divulgaremos
su información médica protegida para pagar reclamaciones por los servicios que
se le suministraron o para, de lo contrario, cumplir con nuestras
responsabilidades de cobertura y suministro de beneficios. Por ejemplo,
podríamos divulgar su información médica protegida cuando un proveedor solicita
la información relacionada con los requisitos para calificar para la cobertura
bajo el programa de salud del Condado para el indigente, o podríamos usar su
información para determinar si un tratamiento que usted recibió era médicamente
necesario. Entre otros propósitos de pago se incluyen, pero no se limitan a,
preautorizaciones, actividades de revisión de utilización, coordinación de
beneficios y subrogación.
·
Operaciones de cuidado de salud
Usaremos o divulgaremos
su información médica protegida para apoyar las funciones comerciales. Estas
funciones incluyen, pero no se limitan a: evaluación y mejoramiento de la
calidad, revisión de las funciones de un proveedor o vendedor, otorgamiento de
licencia y planificación de un negocio. Por ejemplo, podríamos usar o divulgar
su información médica protegida: (1) para responder a su solicitud de servicio
al cliente o (2) en relación con una solicitud relacionada con la detección y
cumplimiento de programas contra fraude y abuso. Las operaciones de cuidado de
salud también podrían incluir, pero no se limitan a, manejo de casos,
revisiones legales, manejo de apelaciones y quejas, auditorías de planes o
reclamaciones y otras actividades administrativas generales.
·
Socios comerciales
Podríamos
contratar individuos o entidades (socios comerciales) para realizar varias
funciones para nosotros o para proveer ciertos tipos de servicios. Para
realizar estas funciones o proveer los servicios, nuestros socios comerciales
pueden recibir, crear, mantener, usar o divulgar la información médica
protegida, pero sólo después de que los socios comerciales acepten por escrito
los términos del contrato diseñados para salvaguardar correctamente su
información. Por ejemplo, podríamos divulgar su información médica protegida a
un socio comercial para administrar reclamaciones o proveer servicios de apoyo,
manejo de utilización, subrogación o administración de los beneficios de
farmacia.
En caso de que un socio comercial sea un “componente de cuidado de
salud” designado por nuestra directiva, la ley no requiere un acuerdo escrito
en relación con la salvaguarda de su información, y no estableceremos tal
acuerdo con esos componentes de cuidado de salud.
·
Otras entidades cubiertas
Podríamos
usar o divulgar su información médica protegida para asistir a los proveedores
de cuidado de salud en la administración de tratamiento o actividades de pago,
o para asistir otras entidades cubiertas en las actividades de pago y ciertas
operaciones de cuidado de salud. Por ejemplo, podríamos divulgar su información
médica protegida a un proveedor de cuidado de salud cuando éste la necesite
para administrarle tratamiento, y podríamos divulgar la información médica
protegida a otra entidad cubierta para realizar operaciones de cuidado de salud
en las áreas de actividades de garantía y mejoramiento de la calidad, u
otorgamiento de acreditaciones, certificaciones, licencias o credenciales. Esto
también significa que podríamos divulgar o compartir su información médica
protegida con otras compañías de seguro o programas gubernamentales que provean
o paguen el cuidado de salud, para así coordinar los beneficios, si usted o sus
familiares tienen cobertura a través de otra compañía de seguro o programa
gubernamental.
·
Patrocinador del plan
Podríamos
divulgar su información médica protegida al Condado para propósitos de
administración del plan o de conformidad con una solicitud de autorización
firmada por usted.
A continuación le presentamos
una descripción de otros posibles medios a través de los cuales podríamos, o se
nos permite, usar o divulgar su información médica protegida.
·
Requisito legal
Podríamos usar o divulgar su información médica protegida en la medida que
la ley requiera el uso o divulgación. El uso o divulgación se llevará a cabo de
acuerdo con la ley y se limitará a los requisitos relevantes de la ley. Si la
ley lo exige, se le notificará sobre estos usos o divulgaciones.
·
Actividades de salud pública
Podríamos divulgar su información médica protegida para actividades y
propósitos de salud pública a una autoridad de salud pública autorizada por la
ley para recabar o recibir la información. La divulgación se realizará con el
objetivo de controlar una enfermedad, lesión o incapacidad. También podríamos
divulgar su información médica protegida, si lo exige la autoridad de salud
pública, a una agencia gubernamental extranjera que esté colaborando con la
autoridad de salud pública.
·
Actividades de supervisión sanitaria
Podríamos divulgar su información médica protegida a una agencia de
supervisión sanitaria para que realice actividades autorizadas por la ley,
tales como auditorías; investigaciones; inspecciones; acciones disciplinarias y
de revocación de licencia; acciones o medidas civiles, administrativas o
criminales. Las agencias de supervisión que buscan esta información incluyen
agencias gubernamentales que supervisan: (1) el sistema de cuidado de salud;
(2) los programas de beneficios gubernamentales; (3) otros programas
reguladores gubernamentales; y (4) el cumplimiento de las leyes de derechos
civiles.
·
Abuso o abandono
Podríamos divulgar su información médica protegida a una autoridad de salud
pública o a otra autoridad gubernamental autorizada por la ley para recibir
informes de abuso o abandono infantil. Además, si nosotros creemos que usted ha
sido víctima de abuso, abandono o violencia doméstica, podríamos divulgar su
información médica protegida a la entidad o agencia gubernamental autorizada
para recibir esta información. En este caso, la divulgación se realizará de
acuerdo con los requisitos de las leyes federales y estatales que aplican en
estos casos.
·
Procedimientos legales
Podríamos divulgar su información médica protegida: (1) durante el
transcurso de un procedimiento judicial o administrativo; (2) en respuesta a
una orden de una corte o tribunal administrativo (en la medida en que esa
divulgación esté expresamente autorizada); y (3) en respuesta a una citación,
solicitud para obtener información para un juicio u otro proceso legal, una vez
que hayamos cumplido con todos los requisitos administrativos establecidos por
la reglas de privacidad de la HIPAA.
Por ejemplo, podríamos divulgar su información médica protegida en respuesta a
una orden judicial para tal información, pero solamente después de que hayamos
cumplido con ciertas condiciones requeridas por las reglas de privacidad de la
HIPAA.
·
Cumplimiento de la ley
Bajo ciertas condiciones, podríamos divulgar la información médica
protegida a oficiales de seguridad. Por ejemplo, algunas de las razones para
tal divulgación podrían ser, pero no se limitan a: (1) la ley u otros procesos
legales lo exigen; (2) es necesaria para localizar o identificar un sospechoso,
fugitivo, testigo clave o una persona desaparecida; y (3) es necesaria para
proveer evidencia de un crimen que ocurrió en nuestras adyacencias.
·
Médicos forenses, directores de funerarias y donaciones
de órganos
Podríamos divulgar su información médica protegida a un médico forense o
examinador médico para propósitos de identificación de una persona fallecida,
determinar la causa de muerte o para que el médico forense o examinador médico
realice sus funciones autorizadas por la ley. También pudiéramos divulgar la
información médica protegida a un director de una funeraria, según lo
establezca la ley, para permitirle que realice sus obligaciones. Además, se
podría usar o divulgar la información médica protegida para propósitos de
donación de órganos, ojos o tejido cadavéricos.
·
Investigación
Podríamos divulgar su información médica protegida a investigadores cuando
el comité de ética del hospital o un comité privado: (1) haya revisado la
propuesta de investigación y establecido los protocolos para garantizar la
privacidad de su información; (2) haya aprobado la investigación.
·
Prevención de una
amenaza grave a la salud o seguridad
Siguiendo las leyes federales y estatales aplicables,
podríamos divulgar su información médica protegida si creemos que el uso o la
divulgación es necesaria para prevenir o reducir una amenaza grave e inminente
para la salud o seguridad de una persona o el público. También podríamos
divulgar la información médica protegida si es necesaria para que las
autoridades encargadas de la seguridad identifiquen o detengan a un individuo.
·
Actividad militar
y seguridad nacional, servicios de protección
Bajo ciertas condiciones, podríamos usar o divulgar la
información médica protegida si usted forma o formó parte del personal de las
Fuerzas Armadas para actividades que las autoridades correspondientes del
comando militar consideren necesarias. Si usted forma parte de servicios
militares extranjeros, podríamos divulgar, en ciertas circunstancias, su
información a la autoridad militar extranjera. También pudiéramos divulgar su
información médica protegida a funcionarios federales autorizados para realizar
actividades de seguridad e inteligencia nacional, incluyendo el suministro de
servicios de protección al Presidente, otras personas o gobernantes
autorizados.
·
Reclusos
Si usted está preso en una instalación correccional, podríamos usar o
divulgar su información médica protegida a la institución correccional o a un
oficial de seguridad por las siguientes razones: (1) para que la institución le
provea cuidado de salud; (2) por su salud y seguridad y la salud y seguridad de
otros; o (3) por la seguridad de la institución correccional.
·
Compensación por accidentes y enfermedades del trabajo
Podríamos divulgar su información médica protegida para acatar las leyes de
compensación por accidentes y enfermedades del trabajo y otros programas
similares que proveen beneficios por enfermedades o lesiones relacionadas con
el trabajo.
Usando
nuestro juicio profesional, podríamos dar a conocer su información médica
protegida a familiares, otros parientes, amigos personales cercanos u otro
representante personal para que le identifique. Este uso se basará en la
participación de esa persona en su cuidado o en los pagos relacionados con su
cuidado. Podríamos divulgar la información a los padres o tutores, si la ley lo
permite.
También podríamos divulgar su información a una entidad que asista en los
esfuerzos de ayuda en caso de desastres, para poder notificar a su familia
sobre su condición, estado y localización.
Si usted no está presente o no puede aceptar estas divulgaciones de su
información médica protegida, podríamos determinar, usando nuestro juicio
profesional, si la divulgación sería para su beneficio.
Divulgaciones
obligatorias de su información médica protegida
A continuación le presentamos
una descripción de las divulgaciones que la ley nos exige que hagamos.
Estamos obligados a divulgar su información médica
protegida al secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos (Department of Health and Human Services)
cuando el secretario esté investigando o determinando nuestro cumplimiento con
las reglas de privacidad establecidas en la HIPAA.
Estamos obligados a
divulgarle la mayoría de su información médica protegida en un “grupo designado
de registros” cuando usted solicita acceso a esta información. Generalmente, un
“grupo designado de registros” contiene registros médicos y de cobranza, así
como otros registros que se usan para tomar decisiones con respecto a sus
beneficios de cuidado de salud. También estamos obligados a proveerle, si así
lo solicita, una contabilidad de la mayoría de las divulgaciones de su
información médica protegida que se hicieron por otras razones que no sean de
tratamiento, pago y operaciones de cuidado de salud y que no se divulgaron a
través de una autorización firmada.
Le divulgaremos su
información médica protegida a un individuo que usted haya designado como su
representante personal y que califique para tal designación de acuerdo con la
ley de Texas que aplica en estos casos. Sin embargo, antes de que le
divulguemos la información médica protegida a tal persona, usted debe presentar
un aviso por escrito de su designación, junto con la documentación que apoya su
calificación (por ejemplo, un poder legal).
Incluso si usted designa un representante personal, las reglas de privacidad
establecidas en la HIPAA nos permiten decidir no tratar a una persona como su
representante personal si tenemos alguna razón para pensar que: (1) usted ha
sido o podría ser víctima de violencia doméstica, abuso o abandono por parte de
esa persona; (2) tratar a esa persona como su representante personal podría
ponerle a usted en peligro; o (3) determinamos, haciendo uso de nuestro juicio
profesional, que no le beneficiaría tratar a esa persona como su representante
personal.
Los otros usos y divulgaciones
de su información médica protegida que no se describieron anteriormente se
harán solamente con su autorización por escrito. Si usted nos provee esta
autorización, podría revocarla por escrito, y esta revocación entraría en
efecto para usos y divulgaciones futuras de la información médica protegida.
Sin embargo, no entraría en efecto para la información que ya usamos o
divulgamos basándonos en la autorización.
A continuación le presentamos
una descripción de sus derechos relacionados con la información médica
protegida.
La siguiente
información es una declaración de sus derechos relacionados con su información
médica protegida y una breve descripción de cómo puede ejercer estos derechos.
·
Usted tiene el derecho a solicitar una
restricción de su información médica protegida. Esto significa que usted puede pedirnos que no usemos ni divulguemos
cualquier parte de su información médica protegida para propósitos de
tratamiento, pago u operaciones de cuidado de salud. También nos puede
solicitar que no se divulgue una parte de su información médica protegida a
familiares o amigos que pudieran participar en su cuidado o para propósitos de
notificación según se describe en este Aviso de prácticas de privacidad. Su
solicitud debe estipular la restricción específica solicitada y a quién quiere
usted que aplique la restricción.
La
ley no nos obligada a aceptar una restricción que usted solicite. Si creemos
que lo mejor para usted es permitir el uso y divulgación de su información
médica protegida, no se restringirá su información médica protegida. Si estamos
de acuerdo con la restricción solicitada, quizás no violemos esa restricción
para usar o divulgar su información médica protegida, a menos que sea necesario
para proveerle tratamiento de emergencia. Tomando esto en consideración, por
favor hable con su proveedor de cuidado de salud sobre cualquier restricción
que desee solicitar. Usted puede solicitar una restricción llenando un
"Formulario de solicitud de restricción de uso y divulgación", que puede
obtener por medio de la persona contacto designada en este aviso.
·
Usted tiene el derecho a solicitar y
recibir nuestras comunicaciones confidenciales por medios alternativos o en un
lugar alternativo. Nosotros
podemos satisfacer sus solicitudes, si son razonables, pero solamente si usted
declara que todas o parte de las comunicaciones que no cumplan con sus
instrucciones podrían ponerle en peligro. También pudiéramos poner como
condición a esto que usted nos informe cómo se manejará el pago o nos
especifique una dirección alternativa u otro método de comunicación. No le
pediremos una explicación sobre las razones de su solicitud. Por favor haga
esta solicitud por escrito a nuestra persona contacto designada en este aviso.
·
Usted tiene el derecho a revisar y
copiar su información médica protegida. Esto significa que usted puede revisar y
obtener una copia de su información médica protegida que se encuentra en un
grupo designado de registros mientras nosotros tengamos la información médica
protegida. Un “grupo designado de
registros” contiene historias médicas, registros de cobros y cualquier otro
registro que usemos para tomar decisiones sobre usted.
Sin
embargo, de acuerdo con la ley federal, usted no puede revisar ni copiar los
siguientes registros: notas de psicoterapia; información recopilada para usar
en una acción o procedimiento civil, criminal o administrativo o cuando hay
razones para anticipar dichas acciones o procedimientos; e información médica
protegida que esté sujeta a alguna ley que prohiba el acceso a la información
médica. Dependiendo de las circunstancias, se puede revisar una decisión de
rechazar el acceso. Por favor comuníquese con nuestra persona contacto
designada en este aviso, si tiene preguntas sobre el acceso a su historia
médica.
·
Usted pudiera tener el derecho a que
corrijamos su información médica protegida. Esto significa que usted pudiera
solicitar una corrección de su información médica protegida en un grupo
designado de registros mientras nosotros tengamos esta información. Las
solicitudes de corrección deben hacerse por escrito y se debe proveer una razón
que apoye cada corrección solicitada. En ciertos casos, pudiéramos rechazar su
petición de corrección. Si rechazamos su petición de corrección, usted tiene el
derecho a presentar una declaración expresando su desacuerdo, y nosotros
pudiéramos preparar una refutación a su declaración y entregarle una copia. Por
favor comuníquese con nuestra persona contacto designada en este aviso, si
tiene preguntas sobre las correcciones de su información médica protegida.
·
Usted tiene el derecho a recibir una
contabilidad de ciertas divulgaciones que hayamos hecho, si es el caso, de su
información médica protegida. Este derecho aplica a las divulgaciones cuyos
objetivos no sean de tratamiento, pago u operaciones de cuidado de salud como
se describen en este Aviso de prácticas de privacidad. Se excluyen las
divulgaciones que le hayamos hecho a usted, a familiares o amigos que
participan en su cuidado, por motivos de notificación y por otros motivos,
según lo estipule la ley. Usted tiene el derecho a recibir información
específica sobre estas divulgaciones que ocurrieron después del 14 de abril de
2003 y durante los seis primeros años anteriores a su solicitud. Usted pudiera
solicitar un período de tiempo más corto. El derecho a recibir esta información
está sujeto a ciertas excepciones, restricciones y limitaciones.
Usted puede
presentar una querella ante nosotros y ante el secretario de Salud y Servicios
Humanos si cree que hemos violado sus derechos de privacidad. Usted nos puede
presentar una querella notificándosela a la persona que se menciona a
continuación. No tomaremos represalias en su contra si presenta una querella.
Para obtener más
información sobre el proceso de presentación de querellas o para presentar una
querella, comuníquese con:
Rita
Kelley
PO Box
880
Killeen,
TX 76540
Teléfono:
254-519-1257
Informático
numero fax: 254-618-4179
Para obtener más
información sobre cómo presentar una querella ante el secretario de Salud y
Servicios Humanos o cómo presentar una querella, comuníquese con:
U.S. Department of Health and Human Services, Office for Civil Rights
Region VI - AR, LA, NM, OK, TX
Office for Civil Rights
U.S. Department of Health & Human Services
1301 Young Street - Suite 1169
Dallas, TX 75202
Teléfono: (214) 767-4056; (214) 767-8940 (TDD)
Teléfono: (214) 767-0432 FAX
Teléfono para personas con problemas auditivos: (214) 767-8940